La solution GED de la société Aidel.

Chaque chose à sa place ...

Le nombre de documents traités par chaque collaborateur est de plus en plus important. Chacun les classe selon ses propres critères, ce qui rend leur accès difﬁcile aux autres membres de l’entreprise et entraine la copie de versions multiples sur les postes et les serveurs. Le temps passé à rechercher les documents augmente et les risques d’erreurs se multiplient. La mise en place d’une solution proposant une organisation commune à tous les services devient incontournable.

Un classement adapté

Supremia GED organise les documents selon un classement adapté à chaque entreprise. Ce classement, fruit d’une étroite collaboration entre votre équipe et nos spécialistes, garantit l’unité de la gestion des documents. Plusieurs plans de classement différents et évolutifs peuvent coexister aﬁn de répondre aux enjeux de l’entreprise.

Gestion de tout type de documents

Supremia GED prend en compte tout type de documents et format. Il permet d’enregistrer aussi bien les documents bureautiques classiques que les formats spéciﬁques (Microsoft Ofﬁce®, Open ofﬁce®, cartes, plans, PDF®, etc.). Tous les documents traités dans l’entreprise peuvent ainsi être centralisés dans l’application.

Ajout facile dans le système

Les documents sont créés avec les applications habituelles puis enregistrés dans Supremia GED. Une interface simpliﬁée permet à chaque collaborateur d’ajouter un ﬁchier. Les métadonnées liées aux documents sont reprises automatiquement.

L’auteur complète la ﬁche en ajoutant des propriétés (plan de classement, droit d’accès, etc.) adaptées à chaque type de document qui permettent une recherche précise. Avant son enregistrement déﬁnitif, un document peut être mis « en attente » pour une validation éventuelle.

Sécurisation et pérennité des données

L’enregistrement des documents avec Supremia GED permet d’assurer leur pérennité. En effet, les documents sont enregistrés dans leur format d’origine et peuvent être ouverts à tout moment avec l’application initiale. Par ailleurs, des procédures de sauvegarde garantissent la restauration rapide et facile de l’ensemble des données.

Les PLUS

Gestion des versions des documents

Les documents peuvent être modiﬁés par leur auteur ou les personnes habilitées.
Pendant la modiﬁcation, le document est protégé pour interdire les modiﬁcations simultanées sources d’erreurs.
Après modiﬁcation, l’auteur peut changer la version du document valider et archiver les versions précédentes. Ainsi, chacun peut, à tout moment, afﬁcher l’historique d’un document.

Accès contrôlé aux documents

Supremia GED contrôle les accès aux documents et limite leur consultation aux personnes autorisées. Chaque collaborateur appartient à un groupe titulaire de droits.

Vos documents, tout de suite ...

Face à l’accroissement du nombre de documents produits dans chaque équipe, il devient difﬁcile de trouver rapidement le document dont on a besoin. Grâce à son interface unique, Supremia GED centralise tous les documents et propose des méthodes efﬁcaces de recherche pour un accès facilité.

Recherche intuitive

L’interface permet de rechercher de manière intuitive des documents répondant à des critères précis. L’utilisateur peut rechercher en saisissant directement un mot ou à partir d’un écran de recherche avancée. Supremia GED analyse les résultats et en extrait les propriétés principales (exemple : type de documents, auteur, date). L’utilisateur peut alors préciser sa recherche en sélectionnant une des propriétés et ainsi accéder à son document.

Navigation dans le plan de classement

Supremia GED propose une navigation dans les dossiers du plan de classement. Ainsi, il est possible d’accéder facilement aux documents en parcourant l’arborescence. Les documents appartenant à chaque dossier s’afﬁchent au fur et à mesure. Cette navigation est couplée à une fonction de recherche pour trouver encore plus rapidement l’information.

Afﬁchage des documents

La liste des documents résultant d’une recherche ou appartenant à un dossier est afﬁchée directement. Cette liste peut être triée par titre, par date ou par pertinence. Elle propose une description brève et un aperçu du document. Un simple clic permet de consulter le document dans son format d’origine. Les documents afﬁchés peuvent être imprimés, envoyés par mail ou ajoutés dans un dossier de travail personnel.

Alerte et suivi de dossiers

Pour travailler efﬁcacement, l’utilisateur a besoin de connaître les nouveaux documents qui le concernent. Pour optimiser le suivi de ses dossiers, il peut créer des alertes. A chaque ajout d’un document répondant à ses critères, il reçoit automatiquement un mail ou un avis dans son espace de travail Supremia GED.

Mise en valeur des informations importantes

Les documents importants (exemple : nouvelles réglementations, normes à appliquer) peuvent être mis en exergue sur la page d’accueil et envoyés à tous par mail. L’administrateur peut ainsi transmettre facilement les informations primordiales à l’ensemble de l’entreprise.

Et bien entendu...

La recherche s’effectue sur tous les mots du document (texte intégral) et prend en compte toutes leurs formes (singulier, pluriel, nom, verbe).

Les PLUS

Espace de travail

Chaque collaborateur a un accès privilégié aux documents dont il a besoin. Il pourra ainsi en permanence ouvrir ses dossiers de travail, les documents dont il est l’auteur, les documents en attente.

Les dossiers de travail personnels

Après consultation des résultats, les documents peuvent être ajoutés dans un dossier de travail. Celui-ci est propre à chaque collaborateur. Il peut être organisé en sous dossiers et les documents contenus peuvent être renommés, ce qui permet à chacun de recréer son organisation sans remettre en cause le classement global. Les mises à jours successives des documents sont également prises en compte ce qui garantit la consultation de la version en cours.